comunicación interna y externa
La comunicación interna tiene como objetivos involucrar al personal, dar coherencia y coordinación al plan de acción, acompañar el cambio y mejorar la productividad.
Para su efectividad debe cumplir con ciertas condiciones: ser sencilla, comprensible, pertinente, creíble, adecuada al público y periódica. Permite generar la implicación del personal, armonizar las acciones de la empresa, propiciar un cambio de actitudes y mejorar la productividad.
En la organización se da tanto la comunicación formal como la informal. Entre lo informal, teniendo en cuenta que está compuesta exclusivamente por jóvenes, se da a través de charlas espontáneas entre los miembros, sobre todo en los viajes hasta los barrios con los que se trabaja, o en las diferentes actividades que realizan, como reuniones informativas para nuevos miembros. También realizan comidas de trabajo, generalmente después de la visita al barrio en la que gente del lugar los invita con un almuerzo. En la realización de cada actividad se generar en su mayoría encuentros informales, que permiten crear la cultura organizacional más distendidamente.
Dentro de la comunicación formal se detecta principalmente los mails, y las reuniones organizativas para realizar las detecciones, construcciones, entre otras. En estas se comunica a todos los miembros como serán las actividades a desarrollarse.
Con respecto a los canales de comunicación utilizan en los tradicionales: manual de procedimientos, reuniones tanto de estrategia como de actualización o de toma de decisiones, balance social/ reporte de sostenibilidad y capacitaciones y talleres.
Dentro de los tecnológicos priman los e-mails y newsletters electrónicas, así como también utilizan redes sociales, como el facebook o el twitter. Además en la página web figura un link exclusivo para miembros llamado Intratecho, donde los voluntarios deben inscribirse para las diversas actividades, y conocer la agenda planeada en un corto plazo.
Entre los soportes de los mensajes se distinguen tanto los escritos, como los orales y audiovisuales. Entre los últimos figuran vídeos institucionales a los que se puede acceder a través su página web.
Los flujos de mensajes que, en función de cómo circulen en relación a la estructura jerárquica, pueden ser: -descendentes (aquellos que fluyen desde la cumbre de la pirámide jerárquica hacia niveles inferiores): en estos se incluyen las cuestiones a tener en cuenta en cada encuentro que hace, por ejemplo en una construcción masiva. Los encargados de cada área son los que le comunican al resto cómo se deben desempeñar y relatarles de qué se trata lo que van a hacer. La antigüedad es un grado de distinción que va a generar por ejemplo que den mensajes descendentes, ya que los miembros que están desde hace un tiempo considerable son los que manejan las actividades y asesoran a los nuevos voluntarios.
-horizontales (son los que se dan entre los miembros de la organización que se encuentran en el mismo nivel jerárquico): se da entre la mayoría de los voluntarios ya que se encuentran en igual de condiciones unos con otros.
- Transversales (mensajes que atraviesan todos los estratos de la organización, sin respetar jerarquías ni continuar alguna línea de la estructura organizacional) este es el flujo de mensaje que predomina ya que la estructura jerárquica no está estrictamente delineada, por l oque no se respeta, salvo en las circunstancias detalladas anteriormente.
En la comunicación externa de la ONG, se utiliza principalmente Internet, explotando al máximo sus posibilidades:
- Redes sociales: UTPMP La Plata, cuenta con un usuario en facebook en el que publican diariamente las actividades próximas a llevarse a cabo, y también novedades que consideren pertinentes. Esto permite una interactividad con los voluntarios que no asisten regularmente a los encuentros, y también permite que gente ajena a la organización pueda conocer cuál es su actividad, además cuentan con fotos y vídeos complementando la información brindada.
- Mails: los mails son enviados regularmente publicando las actividades y novedades a realizarse a todas aquellas personas que se hayan inscripto alguna vez en el sitio web y por lo tanto figuren en la base de datos. Por lo tanto, no es sólo para miembros activos, sino para aquellos que alguna vez participaron, permitiendo así que sepan lo que sigue haciendo la ONG y con la intención de sumar gente especialmente para aquellos eventos donde se necesita un amplio número de gente, como las construcciones masivas.
- Sitio web: el sitio web es para todo el país, en el que se brinda información sobre diversas cuestiones que competen a la ONG. Destacan en la página, un link para ayudar a la organización, aunque también describen la actividad que realizan y un segmento de noticias.
- Folletería: impresa y digital. la folletería incluye información sobre los eventos que se realizarán. Y son en su mayoría distribuidos de manera on-line.
